Przejdź do treści

Polityka prywatności

Kto przetwarza Twoje dane, w jakim celu, jak długo je przechowujemy i z jakich praw możesz skorzystać.

Data wejścia w życie: [DO UZUPEŁNIENIA: data wejścia polityki prywatności w życie]

Polityka wyjaśnia, jak sklep ReptiShop przetwarza dane osobowe zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO) oraz ustawą o ochronie danych osobowych.

1. Administrator danych

Administratorem Twoich danych osobowych jest ReptiShop Sp. z o.o., ul. Hodowlana 5, 05-870 Błonie, NIP 5127987433, REGON 521112922, KRS [DO UZUPEŁNIENIA: numer KRS].

Kontakt w sprawach danych osobowych: shop@reptishop.pl, telefon +48 883 032 695, adres korespondencyjny jak wyżej.

Inspektor ochrony danych: [DO UZUPEŁNIENIA: imię i nazwisko oraz adres e-mail inspektora ochrony danych albo informacja, że administrator nie wyznaczył IOD].

2. Cele i podstawy prawne przetwarzania

Dane przetwarzamy wyłącznie w konkretnych, wskazanych niżej celach. Dla każdego celu podajemy podstawę prawną i zakres danych.

Realizacja zamówienia i umowy sprzedaży

  • Zakres: imię i nazwisko, adres dostawy, adres e-mail, numer telefonu, treść zamówienia, dane płatności, numer przesyłki.
  • Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO — wykonanie umowy, której jesteś stroną, lub podjęcie działań przed jej zawarciem.
  • Skutek niepodania: podanie danych jest dobrowolne, ale bez nich nie możemy zawrzeć ani wykonać umowy.

Prowadzenie konta Klienta

  • Zakres: adres e-mail, hasło w postaci skrótu kryptograficznego, dane profilu i adresy, historia zamówień, lista ulubionych.
  • Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO — wykonanie umowy o świadczenie usługi konta.

Rozliczenia, księgowość i obowiązki podatkowe

  • Zakres: dane nabywcy z dokumentu sprzedaży, NIP, kwoty transakcji.
  • Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z ustawą o rachunkowości i ustawą o podatku od towarów i usług.

Reklamacje, zwroty i obsługa zgłoszeń

  • Zakres: dane kontaktowe, numer zamówienia, treść zgłoszenia, załączone zdjęcia, korespondencja.
  • Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO — obowiązek prawny wynikający z przepisów konsumenckich, oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO — nasz prawnie uzasadniony interes polegający na obsłudze zgłoszeń i obronie przed roszczeniami.

Newsletter i marketing bezpośredni

  • Zakres: adres e-mail, imię (opcjonalnie), data i treść zgody, statystyki otwarć i kliknięć.
  • Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO — Twoja zgoda, wyrażana w modelu podwójnej weryfikacji (double opt-in), w powiązaniu z art. 10 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną i art. 172 Prawa telekomunikacyjnego. Zgodę możesz wycofać w każdej chwili, klikając link w stopce wiadomości albo pisząc do nas; wycofanie nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania sprzed wycofania.

Statystyka, analityka i marketing internetowy

  • Zakres: identyfikatory plików cookies, adres IP, dane o urządzeniu i przeglądarce, zdarzenia w sklepie (wyświetlenia, dodania do koszyka, zakupy).
  • Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO — zgoda wyrażona w banerze cookies; w zakresie wyłącznie statystycznym dla naszych własnych potrzeb również art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
  • Szczegóły opisuje Polityka cookies. Zgodę możesz zmienić w każdej chwili w ustawieniach cookies.

Opinie o produktach

  • Zakres: imię lub podpis, treść opinii, ocena, powiązanie z zamówieniem.
  • Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO — zgoda na publikację, oraz art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zakresie weryfikacji, czy opinia pochodzi od osoby, która kupiła produkt.

Współpraca hurtowa i program partnerski

  • Zakres: dane firmy, NIP, dane osoby kontaktowej, dane rozliczeniowe.
  • Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO — podjęcie działań przed zawarciem umowy i jej wykonanie, oraz art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zakresie rozliczeń.

Bezpieczeństwo, wykrywanie nadużyć i dochodzenie roszczeń

  • Zakres: logi serwera, adres IP, znacznik czasu, zdarzenia logowania, historia płatności.
  • Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO — nasz prawnie uzasadniony interes polegający na zapewnieniu bezpieczeństwa serwisu, przeciwdziałaniu nadużyciom oraz ustaleniu, dochodzeniu i obronie roszczeń.

3. Jak długo przechowujemy dane

  • Dane zamówień i dokumentów sprzedaży — 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku (obowiązek podatkowy).
  • Dane konta Klienta — do czasu usunięcia konta przez Ciebie lub zgłoszenia żądania usunięcia; po usunięciu konta zachowujemy wyłącznie dane objęte obowiązkami podatkowymi i księgowymi.
  • Reklamacje i zwroty — 6 lat od zakończenia sprawy, zgodnie z ogólnym terminem przedawnienia roszczeń.
  • Newsletter — do czasu wycofania zgody; dowód udzielenia i wycofania zgody przechowujemy przez 3 lata od wycofania.
  • Cookies i dane analityczne — zgodnie z okresami wskazanymi w Polityce cookies, nie dłużej niż 24 miesiące od ostatniej aktywności.
  • Logi bezpieczeństwa — do 12 miesięcy, chyba że stanowią dowód w postępowaniu.
  • Korespondencja z obsługą klienta — 3 lata od ostatniego kontaktu.

4. Odbiorcy danych

Dane udostępniamy wyłącznie podmiotom, których udział jest niezbędny do realizacji wskazanych celów. Są to:

  • Przewoźnicy i operatorzy logistyczni — InPost, DPD, DHL oraz broker kurierski obsługujący wysyłki; otrzymują dane adresowe, telefon i adres e-mail wyłącznie w celu doręczenia przesyłki i powiadomień o statusie. Działają jako odrębni administratorzy.
  • Operatorzy płatności — [DO UZUPEŁNIENIA: pełna nazwa i dane operatora płatności], PayPal, PayPo, Alior Bank (raty); otrzymują dane niezbędne do rozliczenia transakcji i działają jako odrębni administratorzy.
  • Dostawca hostingu i infrastruktury serwerowej — [DO UZUPEŁNIENIA: nazwa i siedziba dostawcy hostingu] — podmiot przetwarzający na podstawie umowy powierzenia.
  • Dostawca poczty elektronicznej i systemu wysyłki wiadomości — [DO UZUPEŁNIENIA: nazwa dostawcy poczty i systemu mailingowego] — podmiot przetwarzający.
  • Biuro rachunkowe i doradcy — [DO UZUPEŁNIENIA: nazwa biura rachunkowego] oraz obsługa prawna, w zakresie niezbędnym do rozliczeń i ochrony roszczeń.
  • Dostawcy narzędzi analitycznych i reklamowych — Google Ireland Limited (Google Analytics 4, Google Tag Manager), Meta Platforms Ireland Limited (Meta Pixel), TikTok Technology Limited (TikTok Pixel) — wyłącznie po wyrażeniu odpowiedniej zgody w banerze cookies.
  • Organy publiczne — gdy obowiązek przekazania wynika z przepisów prawa.

Nie sprzedajemy danych osobowych i nie udostępniamy ich w celach marketingowych podmiotom trzecim.

5. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Co do zasady dane przetwarzamy na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Przekazanie poza EOG może nastąpić w związku z korzystaniem z narzędzi Google, Meta i TikTok, których infrastruktura obejmuje serwery w Stanach Zjednoczonych. Podstawą przekazania jest decyzja wykonawcza Komisji Europejskiej z 10 lipca 2023 r. stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony w ramach EU-U.S. Data Privacy Framework — dla podmiotów certyfikowanych w tym programie — albo standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską wraz z dodatkowymi środkami zabezpieczającymi. Kopię zastosowanych zabezpieczeń możesz uzyskać, pisząc na adres podany w punkcie 1. [DO UZUPEŁNIENIA: weryfikacja listy dostawców spoza EOG i aktualnych podstaw transferu na dzień uruchomienia sklepu]

6. Twoje prawa

W związku z przetwarzaniem danych przysługują Ci następujące prawa:

  • dostęp do danych — uzyskanie informacji, czy i jakie dane przetwarzamy, oraz otrzymanie ich kopii (art. 15 RODO);
  • sprostowanie — poprawienie danych nieprawidłowych i uzupełnienie niekompletnych (art. 16 RODO);
  • usunięcie danych, czyli prawo do bycia zapomnianym — gdy dane nie są już niezbędne, zgoda została wycofana albo przetwarzanie jest niezgodne z prawem (art. 17 RODO);
  • ograniczenie przetwarzania — na czas weryfikacji prawidłowości danych lub rozpatrzenia sprzeciwu (art. 18 RODO);
  • przenoszenie danych — otrzymanie danych przetwarzanych na podstawie zgody lub umowy w ustrukturyzowanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego (art. 20 RODO);
  • sprzeciw — wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie, a w przypadku marketingu bezpośredniego sprzeciw jest bezwarunkowy i zawsze skuteczny (art. 21 RODO);
  • wycofanie zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania sprzed wycofania (art. 7 ust. 3 RODO);
  • skarga do organu nadzorczego — Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl.

Żądania realizujemy niezwłocznie, nie później niż w ciągu miesiąca od otrzymania. W skomplikowanych sprawach termin może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące, o czym poinformujemy. Część uprawnień — eksport danych i usunięcie konta — możesz wykonać samodzielnie w panelu Klienta w zakładce Prywatność.

7. Profilowanie i automatyczne decyzje

Nie podejmujemy decyzji opierających się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby wobec Ciebie skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływały.

Stosujemy natomiast profilowanie w ograniczonym zakresie: na podstawie historii przeglądania i zakupów dobieramy rekomendacje produktów oraz treści reklamowe. Odbywa się to po wyrażeniu zgody na cookies marketingowe i nie wpływa na ceny prezentowane w sklepie — nie prowadzimy personalizacji cen. Wobec profilowania w celach marketingowych możesz wnieść sprzeciw w każdej chwili.

8. Bezpieczeństwo danych

Stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiadające ryzyku: szyfrowanie transmisji protokołem TLS, przechowywanie haseł wyłącznie w postaci skrótów kryptograficznych, kontrolę dostępu opartą na rolach, rejestrowanie operacji w panelu administracyjnym, regularne kopie zapasowe i aktualizacje oprogramowania. Dostęp do danych mają wyłącznie osoby upoważnione, zobowiązane do zachowania poufności.

9. Dane dzieci

Sklep jest przeznaczony dla osób pełnoletnich. Nie kierujemy oferty do dzieci i świadomie nie zbieramy danych osób poniżej 16 roku życia. Jeżeli stwierdzimy, że konto założyła osoba niepełnoletnia bez zgody opiekuna, dane zostaną usunięte.

10. Zmiany polityki

Politykę możemy aktualizować, gdy zmieni się zakres przetwarzania, stosowane narzędzia albo przepisy prawa. Nowa wersja jest publikowana na tej stronie wraz z datą wejścia w życie, a o istotnych zmianach informujemy zarejestrowanych Klientów wiadomością e-mail.